Da li i kada treba prepustiti svoj IT spoljnim saradnicima?

Ugovori sa spoljnim saradnicima, firmama ili pojedincima o održavanju informacionih sistema postaju sve dominantniji metod koji koriste kompanije koje se ne bave direktno informacionim tehnologijama.

Postoji niz prednosti koje ovaj model donosi, ali, pre nego što odgovorimo na pitanje iz naslova, trebalo bi da definišemo dva osnovna i jedan pomoćni model održavanja IT sistema.

Prvi (In-house), podrazumeva zapošljavanje osobe ili tima u kompaniji koji će biti zadužen za održavanje. Drugi (Outsource) je prebacivanje svih aktivnosti u vezi s IT sistemom (računari, serveri, infrastruktura, telekomunikacije) na firmu koja će klijentu staviti na raspolaganje svoje tehničke i ljudske resurse. Treći, hibridni model, kombinuje prethodna dva, kako bi zadovoljio posebne situacije u kojima nijedan od ponuđenih ne može u potpunosti da obezbedi glavni funkciju IT-a, neometano odvijanje poslovnih procesa.


In-House vs Outsourcing

U istraživanju koje je Deloitte sproveo još 2016. godine dva glavna cilja prilikom uvođenja spoljnih saradnika bila su: smanjenje troškova i fokusiranje poslovnih aktivnosti na glavnu delatnost kompanije.

Bez obzira na razloge, prednosti i mane outsourcinga su jasne.


Prednosti:

- Smanjenje i kontrola troškova - plate i prateći troškovi mogu postati veoma skupi za kompaniju. Osim toga, skaliranje tima, prema trenutnim potrebama može uvećati trošak i učiniti kontrolu komplikovanom.

- Fleksibilnost, ekspertiza i skalabilnost - spoljni saradnik može obezbediti da se tim lako prilagođava trenutnim potrebama, u smislu nivoa veština, broja ljudi i specifičnih znanja.

- Ljudski resursi - aktivnosti kao što su evidencija vremena, pravna regulativa, HR itd. postaju obaveza spoljnog saradnika, oslobađajući menadžment klijenta da se bavi stvarima bitnim za matični posao kompanije.

- Alati, oprema i tehnologije - spoljni saradnik obezbeđuje podršku za visokosofisticirane tehnologije, oslobađajući klijenta troškova obuke zaposlenih i akvizicije tehnologija.

- Poslovni fokus - outsourcing omogućava da se menadžment kompanije usredsredi na svoje glavne aktivnosti koje obezbeđuju kontinuitet poslovanja.


Mane:

- Gubitak kontrole - iako isplativo, prepuštanje održavanja drugoj firmi može dovesti do pada efikasnosti usled loše definisanih obaveza ili kanala komunikacije. Zbog toga je neophodno, na samom početku saradnje, jasno definisati sve detalje.

- Frekventne promene ljudi - ukoliko kompanija ima procese koji zahtevaju duboko poznavanje poslovnih procedura, promene ljudi koje šalje saradnik mogu predstavljati problem.

- Dupliranje uloga - neprecizno definisana jurisdikcija može dovesti do situacije u kojoj su svi "šefovi", a niko "radnik", naročito kod hibridnog modela, zbog čega dobre reference spoljnih saradnika mogu biti krucijalne za uspešnu primenu.

- Vreme reakcije - outsourcing uvek sa sobom nosi određeni vremenski okvir za reakciju, jer saradnik nije fizički prisutan kod klijenta. Jasnim definisanjem kritičnih procesa ovaj problem se lako prevazilazi.

PITAJ BESPLATNI KAMATICA SAVETNIK KOJI JE KREDIT NAJBOLJI ZA TEBE

Izazovi malih preduzeća

Prema istim istraživanjima, 71% velikih kompanija u svetu je već uvelo outsourcing, u potpunosti ili kao hibridni model, upravo zbog smanjenja troškova. Međutim, mala preduzeća prate ovaj trend iz drugih razloga. U situaciji intenzivne ekspanzije ICT-a i potrebe za sve širim znanjima i veštinama za održavanje raznorodnih platformi, pronaći i zadržati kvalitetne ljudske resurse postaje neophodan, ali gotovo nedostižan cilj za manje kompanije, čime su one neizbežno usmerene ka outsourcingu kao jedinom načinu da obezbede svoj IT.

Za razliku od velikih sistema koji imaju jasne parametre i ciljeve prilikom uvođenja outsourcing usluga u IT i koje na osnovu obima posla mogu da zahtevaju od spoljnog saradnika široku ekspertizu, dostupnost i kvalitet usluge, male firme su uglavnom usmerene na saradnju s pojedincima. Iako je lični odnos fundament svakog uspešnog posla, ovakva saradnja nosi niz potencijalnih problema, kao što su manjkava dostupnost usluge usled lične sprečenosti, nedostatak specijalizovanih veština i znanja, infrastruktura, formalno pravne garancije i sl.

U cilju da ovom segmentu tržišta ponudi usluge proaktivnog održavanja računara i servera 24/7/365, koji su do sada uglavnom bili rezervisani za moćne korporativne sisteme, Netcast je podigao servis pod nazivom ORIS - Održavanje računara i servera.

Koristeći široku ekpertizu, alate za Remote Management&Monitoring i robusnu infrastrukturu, Netcast je omogućio da mala preduzeća mogu da računaju na sve koristi koje donose 24/7 Support centar, proaktivno praćenje sistema i reakcija na potencijalne probleme, momentalna daljinska i brza terenska intervencija, kao i sveobuhvatnost servisa. Osim toga, komercijalni uslovi su prilagođeni lokalnim tržišnim uslovima, čime klijent sam bira model (total/hybrid) i nivo saradnje (standard/premium).

Pridodajući ovome i ostale usluge: hosting, VPS, Datacenter, konektivnost, MPLS... malim i srednjim preduzećima se nudi mogućnost da na jednom mestu u potpunosti zaokruže svoj informacioni sistem.

Outsourcing - kada i kako?

Kroz datu analizu je, nadamo se, jasno da je pitanje KADA postalo suvišno. Male kompanije zbog galopirajuće tehnologije i trendova, a velike zbog uštede, prihvataju outsourcing kao neminovnost. Stoga je pitanje KAKO daleko bitnije.